Cómo evitar pagar licencias de IA que nadie usa

Una licencia de IA se compra por persona y se usa por tarea. Esa diferencia explica por qué muchas empresas pagan asientos que nadie abre, y por qué cortar los que menos se usan puede apagar justo lo que no conviene apagar.

Carlos Andrés Ramírez · 2026-10-08

Una licencia de IA se compra por persona y se usa por tarea. Esa diferencia explica por qué muchas empresas pagan asientos que nadie abre, y por qué cortar los que menos se usan puede apagar justo lo que no conviene apagar.

Empecemos por cómo se compra. Casi todas las herramientas de IA para empresas se contratan por asiento: cada persona con acceso es una línea en la factura. Se compran en bloque, cuando una dirección decide que "hay que tener IA", y se asignan por organigrama: todo un área, todo un nivel. Nadie pregunta, en ese momento, para qué tarea concreta va a servir cada una.

Meses después llega la renovación y finanzas o compras de TI hacen la pregunta razonable: de todo esto, ¿qué se usa? El panel del proveedor responde con lo que tiene, que son accesos, sesiones y mensajes. Con ese dato, la tentación es cortar una parte de los asientos con menos actividad. Es un buen primer paso para encontrar dinero, y un mal criterio para decidir.

El síntoma

¿Cómo saber qué licencias de IA no se usan?

Hay señales que se ven en cualquier panel de administración y que casi siempre apuntan a dinero que se va sin retorno. Ninguna basta por sí sola, pero juntas dibujan la lista de candidatas a revisar.

• Personas que no han iniciado sesión desde que se les asignó la licencia.
• Licencias asignadas a quien cambió de puesto o dejó la empresa y nunca se liberaron.
• Equipos enteros con uso de unas pocas sesiones al mes, repartidas entre muchas personas.
• Dos herramientas que hacen lo mismo contratadas por áreas distintas, cada una con su bloque de asientos.
• Licencias nominales que en la práctica comparte una sola persona con otras que no tienen acceso.

El problema detrás

La frecuencia de uso mide hábito, no valor

Porque la frecuencia de uso mide hábito, no valor. Piensa en un analista de cierre contable que abre la herramienta de IA una vez al mes, el día del cierre, y en ese día le ahorra una jornada de conciliaciones. En el panel parece un usuario inactivo. Al lado, alguien que la abre veinte veces al día para reformular correos aparece como el usuario modelo, y su trabajo no cambió. Si se corta por actividad, se apaga la primera licencia y se renueva la segunda.

El mecanismo de fondo es que el asiento se asignó antes de definir la tarea. Cuando la tarea no está definida, nadie puede decir qué se pierde al cortar, y esa incertidumbre pesa más que el ahorro. Por eso muchas empresas prefieren pagar de más que arriesgarse a quitar algo que alguien necesita. Es una decisión racional con la información que tienen, y se arregla con mejor información, no con más disciplina.

Una licencia sin tarea asignada no se puede cortar con criterio ni renovar con criterio: solo se puede cortar o renovar a ciegas.

BECOME

El criterio

Renovar, mover o cortar se decide por la tarea, no por el usuario

Tres preguntas, en este orden, por cada licencia o grupo de licencias. La primera descarta lo obvio, la segunda protege lo crítico y la tercera convierte el ahorro en decisión.

¿Qué tarea resuelve?

Pide a cada responsable de área que nombre la tarea concreta en la que esa licencia interviene. Si no puede nombrarla, la licencia es candidata a cortarse o a reasignarse sin riesgo.

¿Qué pasa si falta ese día?

Para las que sí tienen tarea, pregunta qué ocurre si la herramienta no está el día que se necesita. Si la respuesta es un retraso o un coste real (un cierre, una auditoría, una entrega), el uso es bajo pero la licencia es crítica y se protege.

¿Se puede compartir o mover?

Si la tarea es puntual, quizá basta una licencia que rote entre dos o tres personas del equipo. Si el uso es diario y creciente, quizá hace falta ampliar. El ahorro sale de ajustar la cantidad a la tarea, no de aplicar un recorte lineal.

Este ejercicio lleva días, no meses, porque se hace por áreas y con quien conoce la tarea. Lo que cambia es la conversación de renovación: en lugar de negociar un precio por asiento sobre un número heredado, la empresa llega con una cifra de asientos que puede defender uno por uno.

Antes de la próxima renovación, saca del panel la lista de licencias sin actividad y envíasela a cada responsable de área con una sola pregunta: ¿para qué tarea la necesitas? Lo que nadie reclame en dos semanas se libera. Lo que alguien defienda con una tarea concreta se queda, con nombre y motivo escritos.

Revisemos juntos qué licencias de IA merece la pena renovar